Pengembangan Sistem Kearsipan Digital Jadi Sorotan
Rabu 29/11/ 2023 mahasiswa Ilmu Administrasi Negara FISIP UIN Arraniry Banda Aceh, menyambangi kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kegiatan yang mengusung tema “Pengembangan Sistem Kearsipan Digital untuk Meningkatkan Efisiensi Administrasi,” tersebut berhasil menyuguhkan deretan kegiatan yang memperkaya pengetahuan para peserta.
Rangkaian acara dimulai dengan pembukaan pembacaan ayat suci Al-Qur’an oleh Haflizar, sambutan dari Ketua Umum Himastra Syahirul Haq, sambutan Ketua Panitia Fikri Ikramullah serta representasi dari Ketua Prodi Ilmu Administrasi Negara yang juga menyemarakkan suasana.
Diskusi yang berlangsung selama 40 menit dipimpin oleh pemateri dari jajaran pimpinan ANRI, menjadi momen berharga bagi para peserta untuk menyimak dan bertanya mengenai aspek kearsipan dan pengelolaan data.
Sesi tanya jawab yang ditampilkan selanjutnya membuka kesempatan bagi peserta untuk lebih mendalami topik yang dibahas sebelumnya, tak kalah penting, penyerahan sertifikat kepada peserta oleh pihak lembaga serta sesi pengenalan lingkungan ANRI yang memakan waktu 25 menit menjadi bagian tak terpisahkan dari acara.
Disana para peserta juga disuguhkan seputar profil ANRI serta peranannya yang vital dalam pengelolaan arsip oleh pegawai ANRI Eka Khusnul Hidayati.
Sementara itu perwakilan dari FISIP UIN Ar-Raniry Cut Zamharira MSi menyampaikan pencapaian dan mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang terjalin.
Prosedur pendataan manual dan digital dijelaskan secara detail oleh Dewi, sementara contoh pengarsipan yang telah disimpan serta dipegang memberikan gambaran yang jelas tentang aplikasi praktis dari prosedur tersebut.
Selain itu, penekanan pada keberhasilan Simelu dalam menghadapi tsunami dan mempertahankan kearifan lokal sejak 1907 menjadi fakta yang menarik dan menggugah kesadaran akan pentingnya warisan budaya dan sejarah.
Arsip sebelum dan sesudah tsunami menggambarkan perjalanan Aceh sebelum dan setelah tragedi besar tersebut, Fokus kemudian beralih pada ruang baca permanen dan aplikasi Srikandi sebagai inovasi digitalisasi dalam pengelolaan arsip.
Dilanjutkan penjelasan mengenai arsip manual, momen catatan, revisi data, serta upaya menjaga keberlangsungan data menjadi sorotan, termasuk kondisi ruangan dengan suhu penyimpanan arsip yang optimal.
Selanjutnya, detail tentang arsip dinamis, baik yang aktif maupun tidak aktif, serta record center aktif yang menjadi tempat penyimpanan arsip dinamis hingga 3 tahun anti asap, menjelaskan perlunya perhatian terhadap kelembapan dan suhu ruangan.
Puncak kunjungan terletak pada penutupan yang mempertegas pentingnya preservasi arsip melalui tahap akuisisi, pengelolaan, perpanjangan usia arsip, dan layanan pemanfaatan di Pusat Data Nasional (PDN). Kunjungan ini berhasil menyoroti vitalitas pengembangan sistem kearsipan digital dalam meningkatkan efisiensi administrasi.
Para pemimpin ANRI BAST dan perwakilan mahasiswa Himastra 07 divisi kesekretariatan serta divis ppsdm menutup kunjungan dengan laporan yang sangat mendalam. Inilah kunjungan yang tak hanya memberikan wawasan tentang sistem kearsipan dan pengelolaan arsip, tetapi juga menjadi langkah awal bagi para peserta untuk lebih memahami urgensi aplikasi teknologi dalam menjaga keberlangsungan dan aksesibilitas data. Ujar Nurul Afiqah dan Muhammad Aditia Rizki divisi kesekretariatan himastra 07.
